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メールのCCの使い方???

メールを書こうとすると、To(トゥー)とCC(シーシー)ってあるけど、これ、使い方が今ひとつ、よく分からなかったりしますよね?

だって、どっちにメールアドレス書いても、相手にメールは届くし、届いたメールを見ても、メールアドレスが書かれているし....

面倒だから、全部、TOで送ってしまえ!!ってなっちゃいますよね?

でも、これって、意味があるんです。っていうか、ビジネスの場では、これを意識して使うのと、使わないのとでは、大きく違ってくるんですよね

このCCを使うと....

1)誰に読んで欲しいメールなのかが明確になる
2)誰がキーマンなのかはっきりする
3)関係者が誰なのか分かるようになる

ってことがあります。

さて、どういうことか?っていうと、

TO : このメールを絶対に読んで、必要ならば意見をくれよ!
CC : ご参考までにこういうことになってると知っておいてね!

という違いがあるんです。

CCは、カーボン・コピーの略で、書類などの正・副とあれば、副の方なんですよ。だから、関係者とか、直接関係ないけど、知っておいてね!って人はCCの方に書いておくんですね。

例えば....

社外のメールの場合..

To:先方の社長
Cc:先方の社長秘書

ってな使い方をします。普通のFAXや封書を考えてもらうとわかるけど、社長宛にしてても、社長が自ら封書を開けて読んだりするってあまり考えられないよね? 秘書とか、総務の人とかが、一旦、開封して、中を見て、社長に必要なものであれば、社長に渡すし、領収書とか、あるいは、ダイレクトメールなんかは、社長にいちいち渡さないでしょ?

でも、メールの場合は、”物”として存在していないので、社長にメール出しても、本当に社長がちゃんと読んでいるかどうか、微妙なことがあります。社長も忙しいから、全部に目を通せなかったり、出張で読めなかったりとかします。

そこで、そんなことを想定して、Ccで秘書や、関係する人を入れておくことで、その人から社長に伝えてもらうようにするんです。

いきなりToに入れてしまうと、これまた、その秘書宛に出しているようなことになってしまって、『誰が返事すればいいんだぁ?』とかにもなりますよね?

それと、書くほうも、”○○社長”でいいのか、”○○社長、△△秘書様”って、なんか変な書き出しになってしまったりします。


さて、社内の場合だと....

TO : 同僚
CC : 上司

ってな使い方があります。

こうすることで、上司にも内容を伝えておくことができますし、状況を把握しておいてもらうことも可能です。(もっとも、上司がちゃんとメールを読んでるかどうかは別問題。^^;)

しかし、これだけでも、いつ、誰に、何を報告しているかは、上司に後から調べてもらうことも可能なので、細かな報告をする必要がなくなり、効率がいいでしょう。


このように、関連する人にも、情報を流しておくことで、『情報共有』して、仕事をスムーズに進めることができます。

ぜひ、TOとCCを意識して、使い分けてみてくださいね!


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